Auxiliar Asistente Administrativa Presidencia

• Apoyar en la organización y actualización de la agenda, incluyendo la coordinación de reuniones, confirmación de citas y seguimiento de compromisos, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
  
• Coordinar aspectos logísticos de reuniones, visitas, actividades y eventos, incluyendo la preparación de materiales, confirmación de participantes y gestión de los requerimientos necesarios.
  
• Apoyar en la organización de itinerarios, compra de boletos aéreos y gestión de reservaciones de alojamiento, conforme a las indicaciones y autorizaciones correspondientes.
  
• Recibir, canalizar y dar seguimiento a llamadas, mensajes y solicitudes administrativas dirigidas al área, asegurando su comunicación oportuna a la persona correspondiente.
  

Gestión documental y labores secretariales

• Preparar, transcribir, revisar y dar formato a comunicaciones, informes, cartas, presentaciones y otros documentos administrativos, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
  
• Organizar, clasificar, archivar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales relacionados con las actividades del área.
  
• Recibir, registrar, organizar y coordinar el envío y la recepción de correspondencia y documentación.
  
• Apoyar en la preparación y actualización de minutas de reuniones, así como en el registro y seguimiento de los compromisos, responsables y fechas acordadas.
  
• Localizar y preparar documentos e informaciones requeridos por la titular del puesto, verificando las autorizaciones necesarias antes de compartir información confidencial o restringida.
  

Seguimiento de solicitudes y asuntos administrativos

• Mantener un registro actualizado de solicitudes, compromisos y asuntos pendientes, identificando responsables, fechas de seguimiento y estatus de atención.
  
• Dar seguimiento a solicitudes relacionadas con proveedores, clientes, pagos y otros asuntos administrativos, coordinando con las áreas responsables hasta obtener una respuesta o actualización.
  
• Recopilar, organizar y verificar la documentación de soporte requerida para la gestión de pagos y otras solicitudes administrativas, canalizándola para revisión y aprobación por las personas autorizadas.
  
• Comunicar oportunamente retrasos, inconsistencias, requerimientos incompletos o situaciones que puedan afectar el cumplimiento de las actividades asignadas.
  

Apoyo a controles administrativos y financieros

• Apoyar en la organización y actualización de los registros y soportes documentales relacionados con gastos, pagos, caja chica y otros controles administrativos que le sean asignados.
  
• Colaborar en la recopilación y organización de los soportes correspondientes a las tarjetas de crédito empresariales y otros gastos del área, para fines de revisión por la persona responsable.